Cómo gestionar las marcas de tus clientes en cyrqle como agencia

Para gestionar varios clientes en una plataforma de influencers, dale a cada cliente su propio espacio de trabajo, vincúlalo a tu agencia y controla el acceso, las tarifas y los informes cliente por cliente. En cyrqle eso es la lista Clientes de tu espacio de agencia: vinculas la marca del cliente, decides quién de tu equipo puede actuar sobre ella, entras con Actuar como para hacer el trabajo y exportas informes a nombre de tu agencia. Esta guía recorre cada paso con los nombres exactos de la app.

Usamos las etiquetas de la app en español. Si trabajas con la interfaz en inglés, verás sus equivalentes (Clients, Act As, Create managed brand, etc.).

La guía da por hecho que ya tienes un espacio de agencia. Si todavía estás eligiendo herramienta, lee antes qué debe hacer un software de influencers para agencias. Para la parte del informe que ve el cliente, consulta la checklist de informes white-label.

¿Qué necesitas antes de empezar?

• Un espacio de agencia. Al registrarte, el rol Agencia es para equipos que gestionan varias marcas cliente y necesitan una consola multimarca. Un espacio de marca no puede tener clientes.
• Tu equipo dentro del espacio de agencia. Invita primero a tus compañeros a la agencia. Solo puedes limitar el acceso a un cliente a personas que ya son miembros de la agencia.
• Un dato por cliente: ¿tiene ya un espacio en cyrqle? De eso depende que sigas el paso 2 o el paso 3.
• Tus condiciones comerciales por cliente: tu fee o margen, y si el cliente puede ver las tarifas de los creadores. Déjalas acordadas por escrito antes de la primera campaña.
• Un contrato de encargo de tratamiento. Cuando gestionas campañas para un cliente, tratas datos personales de creadores por cuenta del cliente. Según el artículo 28 del RGPD, el tratamiento por un encargado «se regirá por un contrato». No es asesoramiento legal: pregunta a tu abogado qué papel tiene tu agencia con cada cliente.

¿Cómo encajan el espacio de agencia y los espacios de cliente?

El espacio de la agencia y el del cliente son independientes. Las campañas, los creadores, los contratos, el contenido y los datos de atribución del cliente viven en el espacio del cliente. Tu espacio de agencia guarda el vínculo, tu equipo y tu vista de todos los clientes. Si un cliente se va, el vínculo termina y el cliente conserva sus datos. La entrada del glosario sobre el espacio de trabajo como frontera entre cuentas lo explica en un párrafo.

Paso 1: Abre la lista de Clientes

Haz clic en Clientes en la navegación de tu espacio de agencia. La página muestra todas las marcas que gestiona tu agencia. Arriba puedes cambiar entre vista de tarjetas y de tabla. La tabla tiene cinco columnas: marca, estado, acceso, vínculo y acciones.

Cada vínculo tiene uno de estos tres estados:

Los vínculos que han terminado pasan a vínculos anteriores, con la fecha en que se desvincularon. La etiqueta gestionada por agencia marca las marcas que creó tu agencia (paso 2).

Paso 2: Crea una marca gestionada para un cliente sin cuenta

Úsalo cuando el cliente todavía no está en cyrqle. Montas el espacio en su nombre y el cliente no necesita cuenta.

1. En Clientes, haz clic en Crear marca gestionada.
2. Escribe el Nombre de la marca.
3. Revisa el Usuario. Será la dirección del espacio. El campo te indica si está libre o ocupado.
4. Opcional: añade el Correo de contacto de la marca. cyrqle crea una invitación de propietario para que el cliente reclame el espacio cuando quiera.
5. Haz clic en Crear marca gestionada.

El espacio se crea y queda activo en su dirección. Si diste un contacto, también recibes un enlace de invitación para compartir con el cliente.

Hasta que el cliente reclame la propiedad, tú y tu equipo tenéis acceso de Administrador a través del vínculo. Cuando el cliente lo reclama, pasa a ser el propietario y puede cambiar tu acceso o eliminar a tu agencia, como en cualquier marca vinculada. Déjalo pactado en el contrato antes de entregar la invitación.

Paso 3: Solicita acceso a una marca que ya está en cyrqle

Úsalo cuando el cliente ya tiene su propio espacio.

1. En Clientes, haz clic en Solicitar acceso.
2. Escribe el Usuario de la marca (la dirección del espacio del cliente).
3. Elige el Permiso solicitado: Lectura, Editor o Administrador.
4. Haz clic en Enviar solicitud.

La fila aparece como esperando a la marca. La persona propietaria ve la solicitud en su espacio, en Ajustes, sección Agencias vinculadas, y hace clic en Aceptar o la rechaza. Desde esa misma sección la marca puede ajustar tu acceso más adelante o hacer clic en Eliminar agencia, que te quita el acceso al instante.

Pide el nivel más bajo que te permita hacer el trabajo. La mayoría de agencias que gestionan campañas necesitan Editor. Pide Administrador solo si el contrato te hace responsable de los contratos, los términos de marca o los movimientos de dinero del cliente.

Paso 4: Elige el nivel de permiso por cliente

Cada vínculo con un cliente lleva un nivel de permiso. Estas son las definiciones de la app:

Dentro de una campaña, cyrqle reserva algunas acciones a los administradores, como enviar contratos a firma electrónica, vincular los términos de marca y recargar el monedero de la campaña. Si tu agencia firma contratos y financia campañas para un cliente, necesitas Administrador en ese cliente. La guía de la primera campaña indica qué nivel necesita cada paso.

Paso 5: Define el acceso de cada persona por cliente

Por defecto, todo tu equipo puede actuar sobre un cliente con el nivel del vínculo. Para limitarlo a personas concretas:

1. Abre el cliente desde Clientes.
2. Busca quién puede actuar sobre este cliente y haz clic en cambiar.
3. Marca a las personas del equipo que deben tener acceso. Cada una puede heredar el nivel del vínculo o quedar sin acceso.
4. Revisa los cambios pendientes y haz clic en Aplicar cambios.

El resumen indica entonces, por ejemplo, que 2 de 6 miembros del equipo pueden actuar sobre ese cliente. Para volver a abrirlo a toda la agencia, desmarca a todos.

Ejemplo práctico: seis personas, tres clientes

Una agencia de seis personas gestiona tres clientes (ejemplo ilustrativo). Dos de ellos compiten en cosmética, así que la agencia separa sus equipos.

La directora de cuentas que valida los tres puede estar marcada en todos. El resto solo ve los clientes en los que trabaja. Es la línea de confidencialidad que esperan la mayoría de clientes de una misma categoría.

Paso 6: Actúa como el cliente para hacer el trabajo

Actuar como te lleva al espacio del cliente para que trabajes dentro de él con tu propio usuario.

• Desde el Panel de tu agencia, haz clic en Actuar como en la tarjeta del cliente. Usa Ver para echar un vistazo de solo lectura sin salir del contexto de la agencia.
• Desde la lista Clientes, haz clic en Abrir espacio, o usa Actuar como en la página del cliente.

Mientras actúas como un cliente, la app muestra una franja que dice que estás «actuando como» el cliente «a través de» tu agencia, con tu nivel de acceso. Los cambios quedan registrados a nombre de tu agencia en el registro de auditoría. Haz clic en volver a la agencia para regresar.

Dentro del espacio del cliente trabajas igual que lo haría la marca: campañas con el brief, las invitaciones, los contratos, los borradores, las publicaciones y los pagos. Si creas una campaña desde la agencia y gestionas más de un cliente, cyrqle te pide antes elegir el Cliente, porque cada campaña pertenece a una marca.

Paso 7: ¿Cómo fijas condiciones comerciales y fees por cliente?

Tu fee forma parte del flujo de dinero, no de una hoja de cálculo aparte. Está en tres sitios.

El reparto de cada pago. Cada pago a un creador se divide en cuatro partes: neto del creador, comisión de cyrqle, fee de la agencia y retención fiscal, con un justificante o factura por pago. Si tu agencia tiene su propia cuenta de Stripe conectada, el fee de agencia de cada pago se le transfiere. Los creadores de Europa y Estados Unidos cobran en su banco a través de Stripe Connect, en EUR. En el resto de países, la marca paga por transferencia y lo registra. Consulta compensación y contratos.

El margen de agencia en una campaña. En una campaña de cliente con condiciones de agencia, la pestaña Dinero muestra a quienes operan desde la agencia una tarjeta de margen. La marca nunca ve esa tarjeta. Muestra uno de estos tres modos:

Ejemplo práctico (ilustrativo): una campaña de cliente de 10.000 EUR con un margen de agencia del 20 %. La tarjeta muestra bruto 10.000 EUR, neto para los creadores 8.000 EUR y comisión de la agencia 2.000 EUR. En Modo oculto el cliente ve 10.000 EUR como coste de la campaña. En Transparente ve las tres cifras. El fee y el modo se fijan en cada campaña del cliente, no en la lista de Clientes, así que acuérdalos con el equipo de cyrqle al dar de alta al cliente y revisa la tarjeta en la primera campaña. Para decidir cómo cobrar tu fee, lee retainer, porcentaje del gasto o pago por resultados.

La vista de todos los clientes. En la Facturación de tu agencia, la sección Dinero de clientes muestra lo financiado, el fee, el neto, lo pagado, la comisión y el saldo del monedero de cada marca que cubres: las mismas cifras que cada cliente ve en su propia página de facturación.

Paso 8: ¿Cómo ocultas las tarifas de los creadores en los informes para el cliente?

Muchos contratos de agencia mantienen confidencial la tarifa de cada creador. cyrqle lo resuelve por campaña y por creador.

• Para toda la campaña: en la pestaña Brief de la campaña, la tarjeta Visibilidad de tarifas para el cliente tiene un interruptor, Ocultar las tarifas de los creadores en los informes para el cliente. Se aplica al momento a todos los creadores de la campaña, y los nuevos lo heredan.
• Para un solo creador: abre su ficha desde la pestaña Creadores y marca la tarifa como Oculta para el cliente o visible. Al invitar a un creador también puedes marcar Ocultar la tarifa en los informes para el cliente.

Tu gestión interna de pagos siempre muestra la tarifa completa. Cuando ocultas las tarifas de toda la campaña, el informe de campaña también omite el gasto, el CPM, el coste por interacción, el coste por visualización, el ROAS y los pagos, para que el cliente no pueda deducir la tarifa a partir de ellos.

Paso 9: ¿Cómo exportas informes white-label para un cliente?

1. En tu espacio de agencia, abre el cliente desde Clientes.
2. Abre Informes. La página indica que son informes white-label construidos con los datos del cliente: los generas y los compartes con él.
3. Genera el informe que necesites: Brand performance, Campaign report, Creator media kit, Creator list report o Cluster report.
4. Descárgalo en PDF o exporta las tablas en CSV.

En el informe de un cliente, la portada dice «Elaborado por» tu agencia «para» el cliente, y la cabecera de cada página nombra a tu agencia. Dos límites que conviene conocer: los informes llevan el nombre de tu agencia, no tu logo ni tus colores, y en la portada se mantiene una pequeña marca de cyrqle. No hay login con tu marca ni dominio propio. Para el ROAS en vivo, usa la pestaña Atribución de la campaña en lugar del PDF. En informes y exportaciones tienes cada informe descrito, y la plantilla de informe para clientes de agencia te da una estructura para el informe mensual.

¿Qué hago si algo no funciona?

Cómo te ayuda cyrqle

Los pasos de esta guía son la consola de agencia que se describe en cyrqle para agencias: una única lista de Clientes, vínculos con Lectura, Editor o Administrador, acceso limitado a personas concretas, Actuar como con registro de auditoría, fees por cliente en el reparto de cada pago e informes white-label con tarifas ocultables. El trabajo dentro de cada cliente se hace en campañas, y el conjunto de informes está en informes y exportaciones.

Algunos límites, con franqueza. La vista de creadores de todos los clientes y un espejo desde la agencia de las campañas de cada cliente todavía no existen; de momento entras en el cliente para gestionar sus creadores y campañas. La liquidación es solo en EUR. La comisión por ventas que se debe a los creadores se calcula y se muestra, pero no se paga de forma automática. El precio para agencias no es público: es una cuota mensual a medida más uso, así que habla con nosotros sobre precios. Si quieres probar el montaje con un cliente antes de comprometerte, el plan de piloto de 30 días explica cómo acotarlo, y puedes reservar una demo de agencia de 30 minutos para ver la lista de Clientes, Actuar como y una exportación white-label de principio a fin.

FAQ

¿Puede un cliente ver las otras marcas que gestiona mi agencia?

No. Cada cliente es un espacio independiente. El cliente ve su propio espacio y las agencias vinculadas a él en Agencias vinculadas, no a tus otros clientes. Dentro de tu agencia, además, puedes limitar cada cliente a personas concretas para que las cuentas que compiten no se crucen.

¿Qué pasa cuando un cliente deja mi agencia?

La persona propietaria hace clic en Eliminar agencia en Agencias vinculadas. Tu acceso termina al instante y el vínculo pasa a vínculos anteriores en tu lista de Clientes. El cliente conserva sus campañas, contratos, contenido y datos en su propio espacio.

¿Necesita el cliente una cuenta en cyrqle antes de empezar?

No. Crear marca gestionada monta un espacio en nombre del cliente, y tu agencia tiene acceso de Administrador hasta que el cliente reclame la propiedad. Añade un correo de contacto de la marca si quieres que cyrqle cree una invitación de propietario para más adelante.

¿Queda rastro de los cambios que hago actuando como un cliente?

Sí. Mientras actúas como un cliente, la app muestra que lo haces a través de tu agencia, y los cambios quedan registrados a nombre de tu agencia en el registro de auditoría. Si aceptas condiciones en nombre de un creador, el registro lo anota como intervención manual con tu nombre.

¿Puedo ocultar al cliente mi margen y las tarifas de los creadores?

Sí, con dos controles distintos. El Modo oculto del margen de agencia de la campaña muestra al cliente solo el importe bruto. Ocultar las tarifas de los creadores en los informes para el cliente retira las tarifas individuales, y las cifras con las que se podrían deducir, de las vistas e informes que ve el cliente.

¿Cuántos clientes puede gestionar un espacio de agencia?

La página de agencias indica espacios de cliente ilimitados. Lo que pagas depende del contrato de agencia, que es una cuota mensual a medida más uso, así que confirma en la página de precios qué cuenta como uso para tu cartera de clientes.